Onnistuneiden juhlien järjestäminen

Saadaksesi järjestettyä onnistuneet juhlat 2000-luvulla, sinun täytyy järjestää kunnon ideariihi ja kääriä hihasi ylös. Tässä artikkelissa kerrotaan vinkkejä paitsi juhlien järjestämiseen, myös hyviä vihjeitä ikimuistoisten juhlien rakentamiseen! Kaikki itseään kunnioittavat juhlat vaativat hyvää valmistautumista. Valmistaudu ja luo toimintasuunnitelma useita viikkoja tai jopa kuukausia etukäteen.

Valmistautuminen on ensisijaisesti ja loppujen lopuksi henkistä. Sinulla täytyy olla selkeä visio siitä, mitä haluat juhlistasi saada aikaan. Koristeet, valot, ihmiset… lyhyesti sanottuna sinun täytyy kyetä visualisoimaan juhlat vain sulkemalla silmäsi. Tämä kasvattaa kunnianhimoasi ja opastaa sinua valmistautumisprosessin jatkon suhteen.

Samalla periaatteella sinun täytyy ajatella juhliesi määrittelevää teemaa. Sinun täytyy aina pyrkiä löytämään selkeä idea teemasta ja kehittää sitä viemällä mielikuvituksesi aivan äärirajoille. Halloween-juhlat voivat olla hauskemmat, jos aurinkolaseihin pukeutunut muumio löytää itsensä tanssimasta vieraiden keskellä, aivan kuten safariteemaiset juhlat voisivat olla paljon mielenkiintoisemmat, jos juhlissa olisi haasteena tulisilla hiilillä kävelyä. Kaikki nuo pienet yksityiskohdat tekevät juhlistasi muistettavammat.

Juhlaattribuutit
Juhlaattribuutit

Budjetoi ja kommunikoi

Heti kun tiedät tarkalleen mitä haluat juhlistasi, pyri kirjoittamaan kaikki yksityiskohdat muistiin – joko paperille tai digitaalisesti. Millaisina näet juhlasi? Mitä tämän vision saattaminen todellisuuteen vaatii? Tee itsellesi lista, se estää sinua unohtamasta mitään. Diskopallo, valoa heijastavaa maalia, peilejä, pehmoleluja, pitopalvelu, tiskijukka… Pyri tekemään mahdollisimman kattava lista kaikista illan kannalta tärkeistä asioista, joita mieleesi tulee.

Tämän jälkeen lisää asiakirjaasi uusi sarake, johon merkitset jokaisen kohdan viereen sitä vastaavat kulut. Tämä on budjetointivaihe. Älä unohda miettiä määriä ja suunnittele budjetti matkakuluja ja odottamattomia kustannuksia varten. Moni juhlien järjestäjä tekee suuren virheen aliarvioimalla nimenomaan näiden kahden tekijän kustannukset.

Katsoitpa asiaa miltä kantilta tahansa, juhlat ovat kuitenkin markkinointituote. Sinun täytyy siis vastata kysymykseen: ketä varten juhlat on järjestetty? Kuka voisi olla kiinnostunut tämänkaltaisista julista? Ketä haluan nähdä näissä juhlissa? Vastaukset näihin kysymyksiin auttavat sinua luomaan viestintäsuunnitelman.

Jos kyseessä on illanvietto sukulaisten kesken, puhelu, tekstiviesti tai sähköpostimuistutus riittää. Jos kyseessä ovat juhlat, joihin on tarkoitus myydä lippuja, suunnittele markkinointimateriaali, joka sisältää julisteita, flaijereita ja sosiaalisen median postauksia. Julkaise niitä paikoissa, joissa kohdeyleisösi kaikkein todennäköisemmin näkee ne ja luo niistä sellaisia, että ne vetoavat kohdeasiakkaisiisi. Monesti on suositeltavaa käyttää graafista suunnittelijaa. Äläkä unohda budjetoida viestintäsuunnitelmaasi.

Toimintasuunnitelma auttaa välttämään ongelmia

Lopuksi tee aikajana kaikista toiminnoista, juhlapaikan etsimisestä ja tutkimustyöstä, äänijärjestelmien vuokraamisesta, koristeiden ostamisesta, kilpailuista ja niin edelleen. Tällä tavalla sinulla on täydellinen hallinta juhliesi materiaalihankintojen suunnittelusta. Sinun kannattaa suunnitella käyttäväsi ratkaisua, jonka avulla voit hallinnoida rekisteröitymisiä ja kutsuja juhliisi. Se auttaa sinua hallinnoimaan useita vieraslistojasi yksinkertaisella tavalla ja kontrolloimaan osallistujien määrää tapahtumapäivänä.

Vieraslista
Vieraslista

Juhlilla on aina vaikutuksia ympäristöön suorasti ja epäsuorasti. Suora vaikutus ympäristöön on esimerkiksi silloin, jos järjestät juhlasi asuinalueella, jolloin sinun on parempi varoittaa lähimpiä naapureitasi ja tehdä kenties ilmoituslappu aiheesta vähintään kolme päivää ennen juhlia. Myös isompien juhlien kohdalla täytyy tehdä tarvittavat viranomaisilmoitukset. Ota selvää asiasta ennen juhlien järjestämistä.

Mitä tulee epäsuoriin vaikutuksiin, muista varmistaa, että juhlasi toimivat lakien ja säännösten mukaisesti. Jos juhlat ovat täysin yksityiset, sinun ei yleensä tarvitse käydä läpi mitään hallinnollisia toimenpiteitä. Mutta juhlat, joihin on pääsymaksu ja joissa tarjoillaan alkoholia sekä soitetaan musiikkia, vaativat yleisesti tiettyjen säännösten mukaisen toimimisen. Julisteista ja soitetusta musiikista voi myös joutua maksamaan erillisiä maksuja. Ota kaikesta selvää etukäteen, sillä olisi turhauttavaa, jos poliisit saapuisivat keskeyttämään juhlasi kesken kaiken.

Huomioi turvallisuus

Sinun täytyy ymmärtää, että olet vastuussa vieraidesi turvallisuudesta. Kun paikalla on henkilö tai ryhmä, joka on vastuussa turvallisuudesta, se tuo useita hyötyjä: se vakuuttaa vieraasi, antaa heidän rentoutua paremmin ja se ehkäisee häiriökäyttäytymistä ja riehumista. Jos kohdeyleisösi on melko nuorta, harkitse palkkaavasi joku vahtimaan ovea ja mikäli mahdollista, toinen henkilö pitämään yllä järjestystä kiertämällä tapahtumatiloja.

Tärkeässä roolissa onnistuneissa juhlissa on hyvä äänentoistojärjestelmä. Käytä aikaa vuokrataksesi hyvä äänentoistojärjestelmä luotettavalta toimijalta. Ehtojen täytyy olla täysin selkeät: kuka kuljettaa materiaalin? Mihin aikaan sen tulee olla käyttövalmiina?

Sinun pitää ymmärtää, että äänentoisto on yksi tärkeimmistä tekijöistä onnistuneissa juhlissa. Se antaa tarkoituksen juomiselle ja muulle toiminnalle. Onnistuneiden juhlien avaintekijöille. Muista testata äänentoistojärjestelmää tiskijukan tai vastaavan henkilön kanssa muutama tunti ennen juhlien alkamista. Jos hankit juhliin tiskijukan, tutustu tähän esityksiinsä netissä tai käy jollain hänen keikallaan. Myös suositukset ovat hyödyllisiä. Käytä aikaa äänentoiston testaamiseen, vaikka se olisi sinun oma järjestelmäsi. Vältä tarpeettomia virheitä.

Mieti juhlien tekeminen ja juomat

Juhliesi teema voi olla mitä tahansa halloween-pukujuhlista esimerkiksi vaahtobileisiin. Eräs suosittu teema, joka tarjoaa jännitystä ja mielenkiintoista puuhaa juhliin, ovat kasinoaiheiset juhlat. Tarvitset vain Blackjack-pöydän, pelimerkkejä ja jakajana toimivan henkilön. Ennen juhlia kannattaa tutustua pelin sääntöihin lukemalla oppaita tai pelaamalla PokerStars Casinon kaltaisilla nettikasinoilla, että peli sujuu varsinaisissa juhlissa luontevasti.

Pelikortit
Pelikortit

Jos äänentoisto on tärkeä tekijä onnistuneissa juhlissa, niin ovat myös juomat. Jos haluat vieraidesi pitävän hauskaa, drinkkien on syytä virrata – olivat ne sitten alkoholillisia tai ilman. Ihmiset tulevat juhliisi pitämään hauskaa, tanssimaan ja seurustelemaan. Jos aluksi näyttää siltä, että juhlat eivät näytä lähtevän käyntiin, muutaman juoman jälkeen tunnelma tuntuu rentoutuneemmalta. Tämän vuoksi jotkut tapahtumajärjestäjät tarjoavat juomia jo ovella. Sinun täytyy varata tarpeeksi alkoholipitoisia juomia sekä virvoitusjuomia, että ne riittävät vieraille koko juhlien ajan. Nyt sinun tarvitsee enää soveltaa näitä vinkkejä ja muokata ne omiin juhliisi sopiviksi, niin menestys on taattu!